Max Piccinini est le leader incontournable dans le domaine de la formation et du coaching pour chefs d'entreprises.

À travers ses programmes, séminaires et accompagnements stratégiques, Max et son équipe ont déjà aidé des milliers d’entrepreneurs à transformer leur vie et leur business.

Notre mission: aider les chefs d’entreprises à devenir libre financièrement et épanouis sur le chemin.

Aujourd’hui, pour soutenir notre croissance et garantir une expérience client d’excellence sur nos événements phares, nous recrutons un·e Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires pour accompagner notre équipe dans la préparation, l’organisation et le suivi de nos séminaires à fort impact.

🎯Vos missions :

En tant que Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires, vous serez en charge de coordonner l’organisation logistique et opérationnelle des séminaires, en étroite collaboration avec l’équipe de direction.

Votre objectif principal : assurer une exécution fluide, qualitative et efficiente des événements, tout en garantissant une expérience inoubliable pour les participants.

1. Organisation générale :

• Piloter l’organisation logistique complète des séminaires (lieux, hébergements, transferts, matériel, prestataires).

• Planifier et animer les calls de coordination avec l’équipe interne, la direction et les prestataires (hôtels, technique, transport…).

• Gérer la logistique personnelle de Max : transferts, hébergements, courses nécessaires, coordination avec son assistante.

• Vérifier les aspects techniques sur site avant l’événement (sans déplacement en amont) : Wi-Fi, signalétique, stationnement, matériel, etc.

• Gérer les plannings de l’équipe, la répartition des chambres et les checklists opérationnelles.

2. Hébergement & logistique participants :

• Coordonner et confirmer les hébergements pour Max et sa famille, l’équipe interne et les prestataires.

• Négocier les tarifs hôteliers et mettre en place les liens de réservation dédiés pour les participants.

• Gérer les besoins spécifiques liés à chaque profil (arrivées anticipées, repas spéciaux, chambres communicantes, etc.).

3. Salle & aménagement :

• Valider la salle du séminaire en coordination avec l’équipe technique.

• Organiser la mise en place de la loge pour Max (disposition, confort, confidentialité).

• Superviser la décoration et l’ambiance visuelle de la salle (fleurs, éclairages, signalétique, éléments de marque).

• Veiller à la bonne implantation de la scène, du mobilier et de l’espace participants.

4. Restauration :

• Coordonner la restauration de l’équipe et des participants : menus, horaires, régimes spécifiques.

• Tenir à jour les listes de repas et anticiper les ajustements de dernière minute.

• Valider les menus finaux auprès de l’hôtel ou du traiteur.

5. Technique :

• Assurer la coordination complète de la mise en place technique : scène, son, lumière, internet, matériel audiovisuel.

• Organiser et suivre les calls techniques avant l’événement.

• Vérifier avec les responsables que tout le matériel est prêt, testé et fonctionnel.

• Garantir une connexion Internet optimale pour les équipes et participants.

• Obtenir et gérer la liste complète de l’équipe technique présente sur chaque événement.

6. Goodies, impressions & matériel :

• Gérer la production des supports imprimés : roll-ups, workbooks, notes de Max, programmes, badges, tours de cou.

• Identifier et coordonner un imprimeur local si nécessaire.

• Commander les fournitures et vérifier leur disponibilité avant le séminaire.

• Gérer la logistique de réception, d’étiquetage et de distribution sur place.

7. Supervision sur site & management opérationnel :

• Être présent(e) pendant les séminaires pour superviser et diriger l’ensemble des équipes sur place (prestataires, accueil, technique, logistique).

• Coordonner le déroulé en temps réel, anticiper les besoins et résoudre les imprévus avec sang-froid.

• Garantir le respect du planning et le maintien d’un haut niveau de qualité tout au long de l’événement.

• Assurer une communication fluide entre tous les intervenants (direction, équipe interne, prestataires).

8. Suivi post-événement :

• Effectuer le débrief global avec l’équipe et les prestataires (points forts, axes d’amélioration, retours participants).

• Gérer la clôture administrative et budgétaire : factures, validations, paiements.

• Capitaliser sur les apprentissages pour améliorer la qualité, les process et les coûts des prochains séminaires.

🔎 Profil recherché :

Expérience :

• Vous justifiez d’une expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) dans la coordination ou la gestion complète d’événements premium (séminaires, congrès, conférences, retraites, etc.), idéalement en environnement exigeant ou haut de gamme.

• Vous avez déjà piloté des projets complexes impliquant plusieurs prestataires, avec une réelle responsabilité sur la logistique, le déroulé et la qualité d’exécution.

• Vous êtes à l’aise dans la relation avec des interlocuteurs de haut niveau (direction, intervenants, partenaires).

• Une connaissance du secteur du coaching, de la formation ou du développement personnel serait un véritable atout pour comprendre les enjeux et l’esprit des séminaires.

Compétences:

• Excellente maîtrise de la logistique événementielle haut de gamme (hébergement, restauration, technique, prestataires).

• Capacité à gérer un budget global, à négocier des devis et à prioriser les dépenses.

• Aisance dans la coordination technique (son, lumière, scène, internet, tests pré-événement).

• Solide maîtrise des outils de suivi (Google Sheets, Asana, Notion, Trello…).

• Capacité à documenter et formaliser des process pour fluidifier la préparation des prochains événements.

• Excellente communication écrite et orale, en français et anglais.

Savoir-être:

• Vous êtes autonome et proactif(ve) : vous anticipez les besoins avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

• Vous êtes très structuré(e) et savez planifier, prioriser et suivre de nombreux détails sans rien laisser passer.

• Vous avez un excellent sang-froid et une réelle capacité à garder votre calme dans les moments de pression ou d’imprévu.

• Vous savez manager des équipes terrain avec bienveillance et fermeté, en maintenant la cohésion et la qualité d’exécution.

• Vous avez un fort sens du service et de l’exigence : rien n’échappe à votre œil et chaque détail compte.

• Vous aimez travailler dans un environnement où excellence, leadership et impact humain se rejoignent.

📆 Modalités :

• Contrat : Freelance - long terme

• Localisation : télétravail + présence sur site lors des évènements (Paris une fois par an, Genève 4 fois par an, étranger une fois par an)

• Temps de travail : variable selon les périodes

• Démarrage souhaité : Novembre

🚀Pourquoi nous rejoindre ?

• Une marque inspirante, une vision puissante : rejoindre Max Piccinini, c’est contribuer directement à une mission qui change des vies.

• Un rôle stratégique et visible : vous contribuerez à des événements uniques, inspirants et à fort impact humain.

• Une équipe engagée et exigeante : vous collaborez avec des experts passionnés, dans un environnement agile, humain et stimulant.

• Vous bénéficierez d’une grande liberté d’action, dans un environnement agile et orienté résultats.

⚒️ Process de recrutement:

• Candidature via le formulaire

• Entretien visioconférence avec l’équipe de recrutement

• Réalisation d’un cas pratique en lien avec le poste

• Entretien final avec la Direction

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre votre talent d’organisateur au service d’une mission inspirante ?

Alors postulez dès maintenant, nous avons hâte de découvrir votre profil !